Top.Mail.Ru
Офис-менеджер Engineering Company
012 -5961868
negotiable
17.01.2023

Job Description

Responsibilities :

Осуществляет все административно хозяйственные функции;
1.1. Документационное обеспечение:
- приём документов и личных заявлений на подпись Директора Филиала;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение; 
- работа с исходящей корреспонденцией (письма,  факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Директора; отправление писем;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей и пр.;
- по поручению Директора выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Директора подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Филиала в целом;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и хранения.
- подготовка тендерной документации.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Директора и прочих сотрудников информации в их отсутствие и доведение её содержания до их сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Филиала.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, такси.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
2.1. Заказ воды, хозтоваров по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии, офисной техники, компьютеров по поручению Директора филиала;
2.3 Организация обслуживания и контроль за работой офисной техники, телефонных линий, интернета, поддержка сайта и его обновлений;
2.4. Организация обслуживания автомобиля компании, своевременное прохождение ТО, страхования и пр.;
2.5. Обеспечение чистоты и порядка в помещении офиса.
3. Финансово-экономическая деятельность
3.1. Формирует бюджет расходов на офисные нужны и осуществляет контроль за исполнением бюджета;
3.2. Cвоевременно направляет в оплату счета, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности офиса;
3.3. Ведет реестр документов для передачи в аутсорсинговую компанию для формирования бухгалтерского и налогового учёта деятельности Филиала;
3.4. Координирует и контролирует работу компаний, осуществляющих функционально-производственную деятельность на договорной основе.
4. Прочее
4.1. Организация выставок
4.2 Выполнение прочих поручений Директора, прямо и ли косвенно относящихся к деятельности Филиала в соответствии с текущей необходимостью.

Requirements :

Обязательные требования:
Высшее образование,
знание 3 языков (Азербайджанский, Русский, Английский),
хорошее знание программ Майкрософт Word, excel,Power point.
График работы с 9 до 18. Заработная плата 800 AZN.
Трудоустройство согласно законодательству Азербайджана.