Top.Mail.Ru
Ассистент Офиса/Office manager International Company
012 -5961868
negotiable
17.01.2023

Job Description

Responsibilities :

1.1.  Специальные (профессиональные) обязанности работника:
1.1.1.     Ведет документооборот административного отдела: занимается оформлением и подписанием документов, связанных с деятельностью отдела, обменивается документами с поставщиками, оформляет авансовые отчеты для предоставления в отдел бухгалтерского и налогового учета.
1.1.2.      Участвует в подготовке и организации совещаний сотрудников административного отдела, и при необходимости, других отделов главного офиса. Принимает участие в совещаниях.
1.1.3.     Осуществляет договорную работу (для внутренних нужд компании), включая запрос коммерческих предложений, проверку условий договора, запуск процесса согласования договора, контроль подписания и своевременной передачи подписанного договора поставщику, архивирование договоров, заведение новых поставщиков, обновление данных по поставщикам и условиям сотрудничества, контроль проведения оплат, предоставления закрывающих документов и т.д.
1.1.4.     Осуществляет поиск и анализ информации, связанной с деятельностью административного отдела, по запросу руководителя. Отслеживает тенденции на рынке поставщиков необходимых услуг, участвует в поиске новых решений и поставщиков для обеспечения внутренних потребностей организации.
1.1.5.     Участвует в организации командировок сотрудников Общества: ведет базу данных сотрудников в трэвел-системе КМР, оформляет командировки сотрудников административного отдела и при необходимости сотрудников других подразделений, подбирая оптимальные варианты по организации проезда и проживания в рамках действующих локально-нормативных актов компании. Готовит статистическую отчетность на основе данных из трэвел-системы КМР по командировкам сотрудников Общества.
1.1.6.     Отслеживает изменения в законодательстве в сфере административно-хозяйственного учета, участвует в подготовке изменений в локально-нормативные акты организации, рабочие процессы административного отдела в связи с новыми требованиями законодательства.
1.1.7.     Осуществляет прием и отправку корреспонденции Общества;
1.1.8.     Ведет базы данных по поставщикам и договорам аренды в формате Excel;
1.1.9.     Администрирует систему WPS для обеспечения закупок для внутренних нужд Общества: вносит информацию о новых поставщиках, создает заявки   на закупку для нужд отдела и главного офиса, формирует и анализирует отчеты на основе данных системы по поставщикам, открытым/закрытым заявкам и т.д.
1.1.10.  Оказывает поддержку менеджеров по закупкам  по обработке запросов на закупку, ведению каталогов по административной части (Комус), поиску альтернативных поставщиков.
1.1.11.  Осуществляет подмену офис-менеджера в зоне ресепшн главного офиса во время его отсутствия;
1.1.12.  Формирует и готовит отчеты по работе курьерских служб, служб такси, данным по аренде и  другие отчеты по запросу руководителя отдела.
1.1.13.   В своей работе руководствуется процессами компании и административного отдела, вносит предложения по их оптимизации, необходимости разработки новых процессов.
1.2.  Общие обязанности работника:
1.2.1.     Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и т.д., исполняет приказы и распоряжения руководства Общества.
1.2.2.     Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
1.2.3.     Взаимодействует с сотрудниками других отделов для выполнения своих обязанностей.
1.2.4.     Составляет отчеты о проделанной работе; составляет статистические справки по эффективности своих действий и представляет их руководству.
1.2.5.     Разрабатывает предложения по повышению эффективности и оптимизации своей деятельности.
1.2.6.     не разглашает ставшую ему известной конфиденциальную и коммерческую информацию, не использует ее каким-либо образом, могущим причинить прямые или косвенные убытки Компании;
1.2.7.   Работа по организации ответственного хранения ТМЦ общества.
1.2.7.     Выполняет иные поручения своего непосредственного руководителя, связанные с осуществлением своих трудовых функций.

Requirements :

Специальные (профессиональные) знания по должности:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие, методические и нормативные документы, касающиеся своей непосредственной деятельности;
- приемы и методы делового общения и ведения переговоров;
- основы документационного обеспечения управления и основы административного  делопроизводства;
- перевод служебной документации на иностранный язык;
- принцип организации работы курьерских служб;
- составление презентаций и управление статистическими данными;
- основы управления проектами;
- рабочие процессы и инструкции административного отдела;
 
 
Общие знания работника организации:
-       основные бизнес-процессы Компании;
-      основы трудового законодательства;
-      правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты работодателя;
правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности, гражданской обороны;
-      основы делового этикета;
-      правила пользования офисной техникой, коммуникаций и связи.
 
1.7.  Требования к квалификации.
-      высшее образование;
-      опыт работы не менее 2 лет на позиции административного характера (офис-менеджер, секретарь, ассистент отдела);
-      опыт работы и знание процесса документооборота, договорной работы;
-      опыт взаимодействия с курьерскими службами;
-      опыт поддержки жизнедеятельности отдела; - контроль наличия необходимых канцтоваров, санитарно-гигиенических средств, организации своевременных закупок, организация совещаний;
-      опыт организации деловых поездок;
-      уверенное владение MS Office, WPS, KMP;
-      обязательно знание английского или русского языка; - прочитать, перевести, объясниться, письменно ответить
-      умение работать в режиме многозадачности;
-      требуемые навыки/умения, их уровень;
-      нацеленность на результат;
-      способности выстраивать эффективные отношения с другими работниками, клиентами и партнёрами по бизнесу;
-      навыки планирования и расстановки приоритетов;
-      организаторские способности;
-      ответственность;
-      отличные коммуникативные навыки;
-      умение работать в команде.